Category: Іс қағаздарын жүргізу

Электрондық құжат үшін құжаттың түпнұсқа екендігін растауға мүмкіндік беретін құрал қажет. Яғни, ол электрондық құжатқа бөгде адамның қандай-да бір өзгеріс енгізбегендігін және құжатты нақты сол ұйымның жіберіп отырғанын дәлелдеуі керек. Бұл үшін электрондық қ...

Қазіргі кезде құжаттарды жасау үшін қолданылатын компьютер бағдарламалары жеткілікті (мысалы, Word 2006 Word 2004). Бұндай бағдарламалар мәтіндік редакторлар деп аталады. Электрондық құжаттың ақпараттық табиғатына тән бір ерекшелік – ол қағаз құжаттарға қарағанда әлдеқайда ұзақ...

Орындалу мерзімі арнайы нормативтік актілерде анықталмаған құжаттардың көпшілігі 10 күн ішінде орындалуы керек. Бұл – орындаудың үлгілік мерзімі. Кәсіпорын басшысы бұрыштамада құжаттың орындалу мерзімін өзгертуі және құжат үшін жеке орындау мерзімін белгілеуі мүмкін. Келіп...

Ішкі құжаттарды өңдеу кезеңдері  Ішкі құжаттарды өңдеу кезеңдері олардың түріне байланысты. Ішкі құжаттың көп кездесетін бір түрі негізгі қызмет бойынша бұйрықтар. Оны дайындау кезеңдерін қарастырып көрелік: 1.  Ішкі басқару құжаттары (мысалы, бұйрықтар, шешімдер немесе...

Жіберілетін құжаттарды өңдеу кезеңдері  1. Жіберілетін құжатты Бөлімшедегі (құжат жобасы жасалатын немесе келісілетін) Орындаушы дайындайды. Негізінен Орындаушы құжатты өзсі ресімдейді, хатшы оның дұрыс ресімделуін тексереді. 2. Ресімделген құжат кәсіпорын басшысының қол қоюына ұсынылады.

Келіп түскен құжатты тіркеу құжаттың бірінші бетінің беткі жағының төменгі оң жақ бұрышына қол штемпелдің көмегімен тіркеу мөртабанын қою және мөртабанға құжаттың күні мен индексін жазу арқылы жүргізіледі.

Құжаттардың барлығы бірдей тіркеле бермейді. Әрбір ұйымда осындай құжаттар тізбесі арнайы жасалады және басшы бекіткен іс қағаздарын жүргізу нұсқаулығына не ережесіне енгізіледі.

Тұрпатты ережелер мынадай тіркеу-есепке алу формаларын бекіткен: 1) журналдық; 2) карточкалық; 3) автоматтандырылған ақпараттық жүйедегі мәліметтер базасы.

Мекемеге келіп түсетін хат-хабарларды қабылдауды кеңсенің хат-хабарларды тіркеу бөлімшесі немесе хатшы орталықтандырған түрде жүзеге асырады. Конверттер ашылады («жеке өзіне» деген белгісі барынан басқасы). Конверттер жойылады, мұнда жіберушінің мекен-жайы тек конвертте ғана болса, онда сақталуы...

Шағын және орташа кәсіпорындарда іс қағаздарын ұйымдастыру салмағы негізінен кәсіпорын басшысы хатшысының немесе бөлімше басшысы хатшысының мойнына түседі. Алайда хатшының міндеті мұнымен ғана шектеліп қалмайды. Хатшылық жұмыс бір жұмыс түрінен басқасына жылдам көшуді талап...